LE PLAN DE FORMATION

Quelques points de repères :

0. Objet du plan de formation
Qu’est q’un plan de formation ?
Le plan de formation est un document dans lequel l’employeur définit l’ensemble des actions de formation qu’il estime nécessaires de faire suivre à certains salariés ou à différentes catégories d’entre eux. Exemple, un processus de fabrication doit être prochainement automatisé. Dès lors, il est nécessaire de déterminer quelle connaissance seront indispensable au personnel pour pouvoir suivre l’évolution de leur métier. Quelles connaissances ? Quelles personnes ? Quels moments ? Quelles modalités (prestataire) ? L’ensemble de ces points à vocation à figurer dans le plan de formation.

La loi n’impose pas aux entreprises de définir et d’appliquer une politique de formation, dans ce cas elle peut se demander de répondre ponctuellement aux demandes exprimées. Mais elle doit financer 0,90 % de sa masse salariale au financement du plan auprès de l’OPCA, il est incitatif de faire bénéficier en contrepartie de formation à son personnel.

Marilyne Gesbert, Chef de service Observatoire - études, direction juridique- Observatoire, Centre inffo : Le plan de formation est une exception culturelle française. Certains en font un outils de gestion des compétences mais « trop souvent il s’agit d’un simple document comptable, un encéphalogramme plat, établi dans une logique de paiement libératoire de l’obligation légale » (12).

Le plan de formation apparaît avec la loi du 16 juillet 1971 sur « l’éducation permanente » sans que rien n’en spécifie la forme exacte. Il s’agit pour l’entreprise de faire entrer toutes les actions nécessaires à la bonne marche de l’entreprise. Il s’agissait pour l’entreprise allouer 0,8 % de sa masse salariale à la formation (pour aujourd’hui 1,6 %) pour les entreprises de moins de 10 salariés. Certains parlaient déjà d’impôt formation.

Les enjeux sont colossaux : selon les chiffres de la DARES, chiffres de 2002, la formation en France représente 22 milliards d’euros par an soit presque 1,5 % du PIB (DARES, Première Informations, Synthèse n° 09.1, mars 2005).

1. Le cadre de référence
La loi du 16 juillet 1971, dite loi Delors, est consécutive à un accord interprofessionnel du 9 juillet 1970, lequel trouve son origine dans les accord de Grenelle. L’objectif pour les partenaires sociaux était la lutte contre les inégalités des chances. Jacques Delors voit une raison plus forte : « l’impérieuse nécessité d’améliorer l’efficacité économique, car la prospérité d’une économie et la réussite des entreprises dépendent des qualifications et des compétences de la main d’œuvre » (Jacques Delors, Mémoires, Plon, 2003). C’est le concept du capital humain où la compétitivité d’une entreprise pourrait venir des ressources humaines.

Cette réforme même si elle ne reprend pas le terme de plan de formation introduit 4 transformations majeures :
1. l’obligation faite à l’employeur de financer directement des actions de formation au bénéfice de ses salariés à hauteur de 0,8 % de la masse salariale (aujourd’hui 1,6 %)
2. l’obligation de justifier, pour les entreprises de plus de 50 salariés, auprès du comité d’entreprise.
3. le droit reconnu aux salariés de pouvoir se former durant le temps de travail
4. le maintien de la rémunération des salariés durant leur période de formation

« Pour les entreprises, l’obligation était de proposer, puis de mettre en œuvre, un plan de formation dont le coût était au moins égal au produit de la taxe dont elle était redevable » (Jacques Delors, Mémoires, Plon, 2003). On raisonnait bien en terme de coût pour l’entreprise.

Selon C. Dubar (C Dubar, La formation professionnelle continue, La Découverte, Collection Repères, 2004), le terme de plan de formation apparaît pour la première fois dans une loi le 31 décembre 1975, proscrivant « le démarchage ayant pour objet de provoquer l’achat d’un plan de formation ». Il faudra attendre plus formellement la promulgation de la loi du 17 juillet 1978 pour que l’expression apparaisse sans qu’aucune définition juridique ne lui soit donnée.

Très vite le plan de formation regroupe l’ensemble des actions de formation. Il fait un tri et dégage des lignes directrices claires qui soient porteuse de sens.

Le juridique qui suit la loi de 1971 fixe des contraintes réglementaires face au comité d’entreprise qui émet un avis. Mais l’employeur doit transmettre aux élus, en amont des réunions des documents suffisamment complets pour leur permettre de percevoir le projet de formation de l’entreprise.

Pour aller plus loin dans la démarche de définition des perceptions, l’employeur assujetti à la présentation d’un bilan social, à présenter en détail en son chapitre V, une vision dynamique sur 3 années consécutives, de l’activité de formation dans son ensemble.

Le législateur ne définit pas précisément ce qu’est un plan de formation mais relativement précis pour ses fonctionnalités.

Maryline Gesbert (12) les responsable de formation doivent résoudre l’équation économique et sociale « Former plus et mieux avec moins ». Moins de budget, moins d’effectifs, moins de temps (la durée de formation a été divisée par deux au cours des 10 dernières années). L’équation sociale : plus on est formé, plus on se forme. Le profil le mieux formé est un cadre de 30 ans avec un niveau de formation d’au moins bac + 3 et qui travaille dans une grande entreprise.

La formation professionnelle continue en Europe. Résultat de la deuxième enquête européenne sur la formation professionnelle continue dans les entreprises (chiffre de 1999). Le plan existe dans 25 % des entreprises scandinaves. Le Royaume-Uni, les Pays Scandinaves, la Belgique, l’Irlande, les Pays-Bas sont sans obligation légale et ont des taux supérieurs. On peut faire mieux que simplement la mise en conformité réglementaire.
http://europa.eu.int/comm/education/programmes/leonardo/new/leonardo2/cvts/index_fr.html

Alain Meignant (18) « Plan de formation : le syndrome de la colonne de gauche »
Le plan de formation à la française exprime souvent quand il existe que des volumes prévisionnels, d’heures de cours et de dépenses, sans relation claire avec des résultats attendus et avec une faible ouverture sur des modalités d’apprentissage sortant des critères de l’imputabilité.

2. La réforme de la formation
Après 3 ans de négociation l’ANI (Accord National Interprofessionnel) du 5 décembre 2003, a été repris par la loi Fillon du 4 mai 2004.

La réforme de la formation professionnelle a été initiée par l’accord national interprofessionnel du 20 septembre 2003 relatif à l’accès des salariés à la formation tout au long de la vie professionnelle. Ses dispositions ont été reprises dans l’ANI du 5 décembre 2003 afin de les intégrer avec celle de l’accord du 3 juillet 1991 ; et la loi du 4 mai 2004 (Loi numéro 2004-391) relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social (JO du 5 mai).

La caractéristique dominante de cette loi est la promotion de la contractualisation à tous les niveaux, non seulement les accords de branche, d’entreprise, mais surtout, nouveauté étonnante, directement entre employeur et salarié.

L’impact direct sur le plan est l’obligation de mise en forme d’u plan. Pour la première fois le plan de formation à un visage. C’est un triptyque : adaptation au poste de travail, évolution des emplois et développement des compétences.

« L’employeur a l’obligation d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper l’emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations. Il peut proposer des formations qui participent au développement des compétences » Article L.930-1 alinéa 1 du code du travail.

L’adaptation au poste de travail.
La formulation fait référence au poste et non à l’emploi. Le mot poste renvoie à une définition étroite de la situation de travail (classification, activités prescrites, voire gestes opératoires) alors que le mot emploi correspond à une notion plus étendue et plus évolutive, par exemple on parlera d’un poste d’OS et d’un emploi industriel.
Il s’agit de fournir au salarié le minimum indispensable pour tenir son poste : maîtriser son outil de travail, les procédures opératoires minimales, … Par exemple, on pourrait y trouver les formations courtes à la bureautique, au changement de logiciel, ou bien les piqûres de rappel en matière de sécurité. Suite à ce type de formation, la qualification contractuelle ne change pas, le salarié ne saurait prétendre de ce fait à une augmentation ou une promotion.
Ces formations s’inscrivent de plein droit dans le plan de formation et ne donneront plus lieu à contestation de la part du Comité d’entreprise. Ces formations sont à l’initiative du salariés et le salarié peut se voir opposer des sanctions en cas de refus, dans la limite du temps de travail. Mais l’employeur assume la pleine responsabilité pour fournir au salarié les moyens suffisant pour suivre l’évolution normale de son poste de travail. Cela peut donner lieu à contentieux si le salarié estime que l’employeur le licencie pour insuffisance professionnelle a manqué à son obligation. La loi faite peser sur l’employeur l’obligation d’adapter les salariés à leur poste de travail (code du travail, art. L.930-1). Il en résulte qu’un licenciement pour motif économique ne peut être prononcé que dans la mesure où tous les efforts de formation spécialement d’adaptation auront été réalisé par l’employeur pour éviter la rupture du contrat de travail (code travail, art. L.321-1, al.3).
Exemple, un stage proposé par le fournisseur d’un nouveau matériel (dans les locaux de l’entreprise) afin de permettre aux salariés de s’adapter au fonctionnement de cette machine peut-il faire partie du plan de formation ? Oui, mais attention à la qualification d’information, l’employeur ne pourra pas imputer cette information sur le montant de sa participation financière. Ainsi, une formation de moins d’une demi journée n’est pas considérée comme une action de formation.

L’évolution des emplois ou le maintien dans l’emploi
Cette classification fait référence aux mutations majeures de l’organisation et de l’activité entraînant une déqualification du salarié et une menace sur l’emploi, et non sur le poste de travail. Il s’agit d’une mesure de prévention de l’inadaptation. Elle donne lieu à un risque juridique pour l’employeur.
Si l’adaptation au poste de travail (catégorie 1) se fait l’évolution des emplois (catégorie 2) ne devrait jamais avoir de raisons d’être sauf rupture technologique totale et imprévisible…
Comme pour l’adaptation au poste de travail, l’évolution des emplois s’effectue en principe sur le temps de travail et, à ce titre, le salarié est fautif s’il refuse. Mais son accord est nécessaire s’il y a dépassement du temps de travail réglementaire, dépassement dans la limite de 50 heures par an, étant d’ailleurs payé en salaire normal, sans incidence sur le quota d’heures supplémentaire.
Dans le principe cette catégorie est à mettre en relation avec la période de professionnalisation, même si celles-ci n’appartiennent pas au plan de formation au sens strict. L’ANI puis la loi du 4 mai 2004 rappelle que dans les deux cas, les publics visés sont les salariés de plus de 45 ans ou d’une ancienneté de plus de 20 ans, les femmes et les populations dites « marginales » (handicapés, créateurs d’entreprise,…). La catégorie 2 est un outil supplémentaire dont dispose le responsable de formation pour la gestion des seniors, l’égalité professionnelle hommes femmes, la lutte contre l’exclusion et le maintien dans l’employabilité au sens large.

Le développement des compétences
La classification quitte la référence au poste de travail pour éviter les éventuels changements de qualifications et entre dans le domaine du projet qu’il soit à l’initiative de l’employeur, toujours décideur en dernier ressort, ou du salarié. Ces formations peuvent être réalisée hors temps de travail, dans la limite de 80 heures, dans le cadre d’un accord de branche, d’entreprise ou d’un accord synallagmatique écrit et signé entre l’employeur et le salarié. Cet accord spécifiera les modalités de prise en compte des efforts consentis avec au minimum une prime, une augmentation, une priorité d’accès aux promotions dans l’année suivante la formation,… Le salarié peut refuser ce type de formation sans qu’on puisse lui imputer une faute. Il dispose d’ailleurs d’un délai de 8 jours pour revenir même sur un accord déjà signé.
Cette catégorie est un point d’application privilégié du DIF bien qu’il soit de natures juridiques différentes.

Ces trois catégories nécessite d’adapter l’offre de catalogue suivant les publics ciblés. Par exemple, le management pour un employé peut apparaître comme du développement de compétences (catégorie 3), comme pour un technicien, ou un commercial mais pour un cadre il s’agit d’une adaptation au poste de travail (catégorie 1). Le responsable de formation devra créer ses propres catégories dès lors qu’il considère que cela ressort du l’adaptation au poste de travail, responsabilité de l’employeur, et le reste, en tenant compte des options prises par la branche professionnelle en matière de catégories.

Il est à rappeler que si la logique des catégories est claire : continuité, rupture et progression, il est à souhaiter quelle ne connaisse pas le même sort que les catégories du plan de formation version 1971 qui largement ignoré (catégorie 1, actions d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances -80 % des actions en général- ; catégorie 2, action de prévention, de conversion, de promotion ; catégorie 3, actions permettant de réaliser un bilan de compétence ou d’entrer dans une démarche de VAE).

Le Droit Individuel à la Formation (DIF) et le plan de formation
Le DIF est un droit d’au minimum 20 heure annuelle par salarié, un crédit cumulable sur 6 ans. Il est à noter que les actions traditionnelles du plan de formation représentent en moyenne 3 jours même si 120 heures (17 jours) sur 6 ans cela reste court comparativement aux formations qualifiantes. Le coût pédagogique sont intégralement pris en charge par l’entreprise : inscription, fournitures pédagogiques, restauration, hébergement,… et si la formation se passe hors temps de travail, elle donne lieu au versement d’une allocation de formation de 50 % du salaire net non imputable sur la masse salariale.

L’entreprise peut inciter le salarié à utiliser son DIF dans le cadre du plan avec les catégories 2 et 3. Dans ce cas, l’entreprise se crée elle-même une obligation de reconnaissance des efforts consentis par le salarié, alors dans le DIF classique, du seul fait du salarié, l’entreprise n’a aucune obligation de ce type.

Le DIF comporte une obligation légale d’information annuelle écrite du salarié : le « compteur DIF ». Cela implique une gestion rigoureuse et un bon système d’information dans le cadre d’une gestion de « stock ».

La peur du DIF, on redoute de déborder les budgets. Certains cabinets de consultants font jusqu’à prophétiser 3 % de la masse salariale. D’autres anticipe un « effet retard » quand les DIF se réveilleront, le budget formation tremblera… avec 120 heures cumulées. De toute façon si le DIF est à l’initiative du salarié, l’employeur est toujours à même de refuser deux fois laissant au FONGECIF le soin de gérer le dossier.

La période de professionnalisation et le plan de formation
S’inscrivant hors plan de formation, ce dispositif s’applique aux salariés déjà en poste, affecté à la formation qualifiante et certifiante, il permet de réintégré les fonds de l’alternance versés à l’OPCA (si un accord de branche le permet) et donc un allègement des dépense inscrites au plan.

Ces publics sont des salariés à des emplois « sensibles », tout comme ceux du maintien des emplois (catégorie 2) ou du développement des compétences (catégorie 3). La loi met l’accent sur les débouchés de la période de professionnalisation : diplôme, titre ou certificat de qualification professionnelle (CQP) reconnu par la branche. Si elle est inclut dans le hors temps de travail le dépassement est limité à 80 heures.

3. La politique de formation
En moyenne : 3,1 % masse salariale en France en 2003
« L’instruction coûte cher ? Essayez donc l’ignorance » Abraham Lincoln

L’exigence de cohérence
La loi du 16 juillet 1971 dans ces 52 articles ne fixe n’évoque pas l’objet du plan de formation. La nouvelle loi n’en donne toujours pas de définition en dépit de la clarification du contenu.

Adaptation
Par exemple, celui d’une société aérienne qui venait de changer sa flotte en acquérant des avions de conception toute récente. La direction a été condamnée en dommages et intérêts par le tribunal des prud’hommes pour ne pas avoir suffisamment tôt à un pilote la formation qui lui aurait permis d’acquérir la maîtrise de ce nouveau matériel.

La politique de formation va bien au-delà de la simple adaptation. Sinon, elle n’est que l’agrégat de micro décisions prises au coup par coup dans l’urgence : elle ne mérite donc pas d’être appelé politique.

La promesse de sens
La profession de foi est d’abord celle de l’employeur, c’est qu’il s’engage à conduire et mener à bien.

Il est fréquent que le plan de formation dépasse de 40 % des actions initialement prévus, généralement remplacées par des opérations dont la nécessité et l’urgence n’est apparue clairement qu’en cours de route : remise en cause de plan d’actions, projet en attente ayant obtenu le feu vert, décisions managériales d’opportunité.
Certaines entreprises ont même décidé de ne pas s’enfermer dans une énumération trop précise des actions à conduire ni dans un planning trop formaté. On peut considérer qu’il est de bonne gestion d’optimiser le temps mort en formation. Accepter cela c’est accepter que le plan de formation de coïncide jamais avec la volonté, les choix. Il est important d’ouvrir suffisamment le plan de formation en dessinant les orientations que le détail.

Pour l’employeur
Quelle position l’entreprise veut-elle occuper à l’horizon N sur son marché ?
Quels sont les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir, en terme d’organisation ?

Le recueil des besoins de formation
L’expression « besoin de formation » ne va pas de soi. Il est abusif de parler de besoin comme un besoin physiologique, la faim, la soif, ou d’autres besoins plus humains comme la reconnaissance, la réalisation de soi,… La formation n’apparaît comme un besoin que dans la mesure où on en a déjà fait le choix comme moyen. Par exemple, un responsable de formation de messagerie reçoit la demande du chef de service des transport routier d’un besoin de « piqûre de rappel » pour l’ensemble des conducteurs de camion (formation à la conduire sécuritaire –prévention des accidents de la route- et la rédaction du contrat amiable. Le responsable de formation s’aperçoit que la demande trouve son origine sur une note de la direction générale qui déplore le nombre croissant d’accidents et craint de voir la prime d’assurance augmenter. Procédant à une analyse plus fine de la courbe annuelle des sinistres, le responsable de formation constate que les sinistres se situent en période de fêtes où l’entreprise à recours à des intérimaires pour palier à l’insuffisance de personnel. La cible est de rendre plus expérimenté la main d’œuvre temporaire. Dans sa définition première la demande de formation aurait créé un mécontentement auprès des conducteurs qui l’aurait perçu comme une remise en cause de leur professionnalisme. La demande est souvent simplifiée et nécessite un travail de compréhension. Par exemple, un chef de service fait part de sa difficulté à conduire une réunion, le responsable de formation lui trouvera la formation adaptée. Mais peut-être il n’a pas la légitimité pour l’animer, il s’organise mal de part ailleurs,…

Outils de recueil et d’analyse des besoins
1. Questionnaires hiérarchiques pour le salarié
Risque de remplissage
2. Catalogue
Oriente et simplifie le travail du hiérarchique mais laisse de côté les besoins non répertoriés
3. Entretien de formation ou d’appréciation
Consommateur de temps et difficile à mettre en œuvre mais créer un espace de discussion entre le hiérarchique et le salarié et aborde les besoins par le diagnostic.
4. Entretien RF par rapport RH et direction de chaque service
Fort investissement en temps, positionnement comme consultant interne mais positionne le responsable de formation comme interlocuteur stratégique.
5. Référentiel emploi/métier
Souvent loin de la réalité métier, démarche lourde facilite le positionnement du salarié et permet d’individualiser et d’anticiper.

4. Le pilotage de la politique de formation
A compter du 1er janvier, le plan de formation devient opératoire.
On estime en moyenne à 40 % de la réalisation du plan qui se réalise au dernier quadrimestre.
Plancher 1,6 % de la masse salariale ou plus précisément de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale mais le plafond ? Certains ont 10 %.
Or 28,6 % en 2002 des dépenses de la formations sont imputés aux salaires versées aux personnes durant la formation et ce ne sont pas des dépenses réductibles.

Le plan de formation dans la déclaration 2483 est paramétré en nombre de stagiaires et nombre d’heures, ventilés par strate et par sexe.

5. Le calendrier

31 décembre (N – 1)
Présentation du plan de formation de l’année N auprès du comité d’entreprise pour recueillir un avis (avec au préalable pour les entreprises de plus de 200 salariés, la réunion de la commission formation) les documents transmis 3 semaines avant.
30 avril ( N )
Transmission de la déclaration 2483 relative au bilan de formation de (N – 1) pour le Trésor public
30 juin ( N )
Présentation du bilan social dans lequel résumé des actions de formation (chapitre 5) réalisées lors de l’année (N – 1) sous condition des seuils atteints (entreprises de 300 salariés au moins)
14 novembre ( N )
Présentation du bilan de l’exercice clos antérieur (N – 1), présentation de la situation de l’exercice en cours ( N ) auprès du comité d’entreprise pour avis, avec des documents transmis 3 semaines avant (préalablement, réunion de la commission formation pour entreprise de 200 salariés au moins)

La commission de formation
La CF est une émanation du comité d’entreprise dans les entreprises d’au moins 200 salariés. Il s’agit d’un sas d’ajustement pour le plan de formation.

La commission d’entreprise
C’est l’employeur qui en tant que Président du comité d’entreprise ouvre la séance, et présente un rapport synthétique. Le protocole veut que l’employeur réponde point par point aux éventuelles réserves ou critiques. Il comprends : orientations générales, axes, cibles, nombre de stagiaires, nombre d’heures, nombre d’euros, répartition par catégorie, les grands domaines,

6. Analyser les résultats
La loi impose au DRH et à son responsable de formation de rendre compte aux partenaires sociaux des réalisations de l’année en cours. Les chiffres bruts – heures de formation par catégorie, type de formation (contenu, modalités) ou tout autre décompte par rapport aux prévisions initiales.

Type 1 : évaluation de satisfaction
Tour de table
Abaque de Régnier
Questionnaire ouvert
Certains logiciels
Cette évaluation à chaud ou parfois à froid constitue un indicateur de climat social, exprimant ainsi les frustrations de toute sorte, de tensions latentes ou au contraire de gratification divers. Mais mauvais score implique l’existence d’un problème.

Type 2 : évaluation pédagogique
Examen
Test
QCM, Quizz
Etudes de cas
Simulation
Surtout avec le e learning

Type 3 : évaluation de transfert sur les situations de travail
Observation sur poste
Entretien d’évaluation

Type 4 : évaluation des effets de la formation
Tableau de bord de suivi des performances
Enquêtes et sondages divers (pour le management)

7. Les freins
L’incertitude
Elle rend la dimension prévision plus aléatoire

L’appétence à la formation.
Aujourd’hui, un cadre sur 2 accède à la formation, contre un opérateur sur 5.
Les salariés peu qualifiés sont certes les moins formés mais aussi les moins insatisfait.
(voir Inffo flash n° 645 p. 21)

La culture de la compétence
Aujourd’hui seulement 8 % des entreprises pratiquent une GPEC, les autres la développe de façon implicite.

8. Les nouveaux dispositifs du plan de formation
Actions de bilan de compétences
S’ils sont à l’initiative de l’employeur, ils peuvent intégrer le plan de formation. Les signataires de l’ANI précise que « le principe de formation tout au long de la vie professionnelle s’effectue notamment par (..) des actions de bilan de compétence, conduites par l’entreprise dans le cadre de son plan de formation » (ANI du 5 décembre 2003, art. 2-1). Comme on ne peut pas être à la fois juge et partie, l’organisme de bilan de formation est forcément externe et sous le consentement du salarié.

Actions de validation des acquis de l’expérience (VAE)
Toute personne engagée dans la vie active est en droit de faire valider les acquis de son expérience, notamment professionnelle, en vue de l’acquisition (code du travail, art. L.900-1) : un diplôme, un titre à finalité professionnelle, un certificat de qualification. L’employeur peut proposer au salarié

Bibliographie :
Les plans de la formation, Dominique Camusso, Collection Dynamiques d'entreprises, L'Harmattan, Paris, 2007, 201 pages.
Le plan de formation, conception, réalisation, mise en scèneHenry-Claude Lafitte, Gérard Layole, Dunod, Paris, 2005, 247 pages.